[V.E심의] 일정,진행과정과 준비도서 [210925]

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압박

V.E심의를 시작할 당시, 3가지 커다란 압박이 있었다.
1. 9월 중순 접수당시 발주처 예산사정으로 V.E심의와 이후 설계타당성검토, 일상감사, 계약심의 및 최종실시도서납품이 11월 안에 모두 완료되어야 했던 시간적인 압박
2. 물가상승으로 기존 사업비의 2배가 넘는 공사비견적이 나와 추가예산(추경)을 받기 위한 예산심의를 받았으나, 심의를 맡은 연구원이 권장한 공사비로는 부족해 결국 공사범위가 둘로 나뉜(금번공사분/추가공사분) 상황에서, 건축을 포함한 모든 관계분야도면이 실시설계수준까지 작성된 현 단계의 계획변경에 대한 압박
3. 7월 예정이었던 실시설계도면 납품은 11월 예산심의로 이후로 미뤄졌고, 따라서 용역은 중지된 상태였다. 그러나 설계사는 여전히 일을 하고 있다. 기존 7개월에서 계약에 없는 용역기간이 4개월이나 추가된 것이다. 이에 따른 추가적인 설계비가 지급될지는 현 상황에선 알 수 없는, 맨파워(man-power) 손실에 대한 압박

V.E심의의 목적은 창의적인 제안을 통해 건물의 경제성을 높이는 것이다. 설계안을 뒤흔드는 것이 그 존재이유였다.
하지만, 위의 3가지 압박을 짊어진 채 설계안이 흔들리는 것에 대한 부담은 상당히 컸었다.

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담당자 방문

*연락 및 방문

예산심의를 접수하고, V.E심의 담당자 전화번호를 받아 바로 연락을 했다.
접수 전 일정과 준비도서에 대해 물어보고, 부서별로 다른 분위기를 파악하기 위해서다.
얼굴도장을 찍는건 덤이다. 
관공서에서 진행하는 모든 업무가 그렇듯이, 누가와도 알아볼 수 있게 도식화된 절차와 소요일자가 한장으로 인쇄되어
책상위에 놓인다. 이 간단해보이는 절차에 설계자가 도면 및 내역수정기간/협력업체 작업시간/취합,정리,검토기간/인쇄,제본 등 제출준비기간 이라는 변수를 넣어 식을 역산해보면, 절차는 복잡하고 일정은 빡빡해진다.
문서 한 장을 사이에 두고
절차대로, 일정대로 - 담담하면서도 약간 들뜬 어조로 이야기하는 담당주무관, 
그리고 그 앞에, 혹시 놓치고 있는건 없을까 - 복잡한 표정으로 듣고있는 건축사.

담당자와 이야기하여 받아적은 V.E심의 일정을 표로 정리하면 아래와 같다.

	날짜	준비물	참석자	특이사항
V.E심의 접수	21.08.20	설계도서x1/USB
심의위원 명단공개	8월 중			*심의도서 준비 : 초본제본 전공종 사업설명서 준비 (내용,참여기술자명단)
심의도서 준비, 송부	심사위원명단공개~09.01(수)	설계도서x위원수 ,사업설명서,위치도 (제본)		*사업설명서PPT 기관송부 *1차 현장설명회 : 장소,비품 남동구청 협의 현황판,받침대 준비
(1차)현장설명회	21.09.07(화)	현황판,각종비품
(2,3차)워크숍	21.09.15~16(수~목)	노트북,사업설명서PPT	온라인:전공종/심의위원 오프라인:V.E리더/건축	*비대면워크숍
지적사항 반영	21.09.17~28			*전공종 수정작업
(4차)최종미팅	21.09.29(수)	노트북,사업설명서PPT (핵심쟁점사항 검토서)	온라인:전공종/심의위원 오프라인:V.E리더/건축	*비대면워크숍

*심의도서, V.E심의 신청서 준비

현재까지 도면, 내역을 포함한 전공종 도서를 1부씩 인쇄, 제본했다.
예산이 한번 초과된 이력이 있었기 때문에, V.E심의의 대상이 되는 공사범위가 명확해야 했다.
따라서, 예산심의에서 권장한 금액에 맞게 금번 공사분과 추가공사분을 나누었는데, 도면과 내역 또한 그에 맞게 간지를 두어 챕터를 나눴다.  

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VE심의 접수

*접수

현재까지의 전공종 도서를 1부 인쇄제본하여 신청서와 함께 관청에 현장제출했다. 담당자는 부재중이다.
3~4일 후 심의위원 명단이 발표되면, 각 주소로 동일하게 전공종 도서를 우편으로 보내라는 코멘트가 돌아왔다.
향후 현장설명회, 워크숍의 개최장소 및 준비물에 대해 잠시 이야기하다 돌아왔다.

*심의위원 명단 발표

심의위원 명단이 나왔다. 5명이다. 각 위원의 전화번호 및 주소를 리스트화하고, 한명씩 연락해 다음의 사항을 확인했다.
1. 이메일, 우편물 중 선호방식 및 주소확인.
2. 각 위원 해당 공종or 전공종 도서 송부여부
3. 간단한 설명 겸 직접 가져다드리려 하는데 편하신 시간이 있으신지.
어떤 위원은 담당하는 공종만 우편으로 보내달라고 하는 한편, 전공종 도서를 보내달라고 하는 경우도 있었다.
요구하는대로 도서를 꾸려 보내야한다.

*심의도서, 위치도, 사업설명서 송부

위원별 요청대로 도서를 인쇄, 제본해서 각각 박스에 나눠담았다.
공종별 도면 이외에 공통도면(현황측량도, 지질조사보고서 등) 및 이전 심의자료를 잊으면 안된다.
준비한 도서 이외에 현장설명회 위치도와 사업설명서를 동봉하여 퀵배송으로 보냈다.
심의위원들이 택배를 받으면 현장설명회 전까지 사전검토를 할 것이다.
전공종 도서를 모두 보내달라고 요구한 건축담당 심의위원은 어떤 의견을 줄까. 괜시리 신경이 쓰인다.

*사전검토의견

고맙게도 V.E리더가 각 위원들에게 현장설명회 전까지 사전검토의견을 요청했고, 그것을 취합해 우리에게 전달해줬다. 
위원별 주요의견에 미리 대비하고, 답변을 담아 현장설명을 할 수 있게 되었다.

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1차 현장설명회

현장설명회 당일.
현황판,거치대,사업설명서 10부 정도 들고 집합장소로 향했다.
30분 정도 일찍 도착해, 담당 주무관과 V.E리더와 심의 진행방법과 현장에 대한 이야기를 나누며 현황판 셋팅을 했다.
하나 둘 심의위원이 도착하고, 명함을 주고받은 뒤 V.E리더의 진행 하에 현장설명을 시작한다.
현장은 실외다. 위원들은 서서 설명을 듣는다. 알게모르게 상황에 대한 불편함이 있어서일까, A2사이즈 폼보드에 A3용지 2개를 이어붙인 현황판을 몇 개 넘기다보니 설명은 금새 끝난다. V.E리더는 아이디어를 주는 자리가 아닌 사업을 이해하는 자리임을 강조하며, 자칫 쏟아질 수 있었던 베테랑들의 전문적이고 무차별적인 질문으로부터 건축가를 지켜준다.

설명을 마치고 근처에 있는 사이트로 이동했다.
거리는 가까운데 가랑비가 내려 도보이동과 차량이동 사이에서 갈팡질팡했다. 금새 누군가 주도했는지 결국 우산을 쓰고 도보로 이동한다. 현장에 도착하고, 자유롭게 둘러보고 설계자에게 질문해달라는 V.E리더의 말과 함께 각 분야 위원들이 흩어지고, 몇 명씩 다시 모이기도 하며 현장을 여기저기 둘러본다. 

다시 위원들이 모이고, 각 분야 위원들, 주무관과 설계자가 V.E리더 진행 하에 한명씩 마스크를 벗고 인사를 했다.
V.E리더는 오늘은 사업에 대한 이해, 의견은 워크숍 때 주는 것임을 다시한번 강조했고,
이어서 다음주에 있을 워크숍이 비대면으로 진행되고, 자택에서 참여하는 것임을 알렸다.
그렇게 다들 차를 타고 귀가한다. 설계자는 다른 위원들을 보내고, 사이트 주출입구의 철문을 걸어잠그고 나왔다.

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2,3차 워크숍

워크숍 당일이 됐다.
비대면 워크숍으로 진행되었고, 툴은 줌(zoom)이었다.
각 분야 위원들은 자택에서 접속하고, V.E리더와 설계사는 구청의 지하 회의실에 모여 접속했다.
구청의 네트워크문제로 연결이 지연되고, 화상회의는 처음인 몇몇 위원들에게 사용방법을 설명하다보니 오전시간의 절반이 지나고나서야 본격적인 일정이 진행됐다.
V.E심의는 생각보다 절차가 명확하게 나눠져있었다. 
브레인스토밍하듯이 아이디어를 내놓고, 각 분야 설계사들에게 무작정 검토를 맡기는게 아니었다.
V.E리더의 진행 하에 명확한 절차에 따라 진행됐다.
1. 먼저 위원들이 건물에 필요한 가치를 나열하고, 중요도를 매겨 정리한다.
2. 건물에 필요한 기능을 나열하고, 분류하고, 선후관계를 정리한다.
3. 건물의 기능들이 나열된 표를 건축가가 전달받아 각 기능에 해당되는 개략공사비를 입력한다.
4. 위원들이 기능들의 가치향상(가치 = 성능/비용)를 위한 아이디어를 분야를 넘어 자유롭게 제안한다.
5. 제안된 아이디어 실현시 기대되는 가치점수를 매기고, 기능에 따라 분류되어 표로 작성된다.

건물의 기능이 나열되고, 분류되고, 대략공사비가 매겨져 표가 완성된다.

그렇게 작성된 액셀파일이 어떤 서식과 함께 설계사에게 전달된다.
'구체화검토서' 라는 서식이다.
서식에는 아이디어 이름만 적혀있고, 다른 칸들은 비워져있다.
각각 아이디어를 설명하는 다이어그램, 아이디어 실현 전/후 공사비, 검토의견이 입력될 칸이었다.
건축가와 설계사들이 앞으로 2주동안 채워넣어야 할 칸들이었다. 2주 중 4일은 주말, 3일은 추석연휴였다.
아이디어는 총 91개였다.
워크숍이 끝나자마자, 91개의 구체화검토서를 작성하기 위한 작업을 시작했다.

*구체화검토서 작성

각각의 아이디어를 도식화한 다이어그램 / 아이디어에 대한 검토의견 / 아이디어 실현 전-후 공사비
각각의 아이디어에 대한 위의 3가지를 서식에 넣어 하나씩 완성시켜갔다.
91개가 다 건축분야는 아니었기 때문에, 조경,토목,기계,전기 분야에 해당하는 것들은 각 분야 설계사가 나눠서 작업해 건축에 전달하고, 건축은 이것들을 하나로 합쳐 발주처에 전달했다.
아이디어는 좋은 것도 있었고, 실현이 어려운 것들도 있었다.
발주처 요구사항과 부딫히거나,
공사비가 오히려 증가하거나,
설계변경의 범위가 너무 넓어 수정기간이 길어지거나,
심의(경관심의.교통심의 등)or 인증(BF인증,친환경 인증) 기준에 위배되는
아이디어는 반영하지 못하는 방향으로 검토서를 작성했다. 
만약 반영하기 어렵다는 의견에도 불구하고 심의위원들이 최종미팅 때 아이디어를 최종선정해 제출해도,
최종 결정권은 발주처에 있기 때문에 크게 걱정하지 말라고 V.E리더가 연신 이야기했다.

그렇게 각 위원들에게 작성된 구체화검토서를 보내고, 
그분들의 요구사항을 받아 약간의 수정을 거쳐 최종미팅 전날 V.E리더에게 송부했다.

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4차 최종미팅

*최종 아이디어 선정 

구체화검토서를 기반으로 91개의 아이디어 중 V.E제안으로써 최종선정할 아이디어를 선택하는 자리다.
너무 비현실적이거나 서로 상충되는 아이디어를 제외하고, 대부분의 아이디어가 최종선정되었다.

*V.E제안서

최종선정된 아이디어는 V.E제안서 라는 이름의 공문이 되어 발주처에게 보내진다.
발주처는 V.E제안서에 수록된 아이디어들의 반영여부를 결정해 조치계획서를 작성해야 한다.
물론 반영여부는 설계사의 의견을 참고하여 같이 정한다.

*조치계획서 작성

각 협력업체에 담당부서와 협의하여 해당하는 아이디어들의 조치계획서 작성을 부탁드리는 메일을 보내고,
건축도 건축부서와 협의하여 각 아이디어들의 반영/부분반영/미반영 여부를 결정하고 조치계획서를 작성했다.
심의위원들은 V.E제안서을 제출하는 것으로 역할이 끝났다. 따라서 아이디어에 대한 반영의무는 없었다.
하지만, 공사비가 증가/발주처요구사항/심의,인증에 위배되는 사항이 아니면 반영하는 것이 원칙이었기 때문에,
꽤 많은 안들을 반영하기로 했다.
곧바로 반영하기로 한 아이디어들을 도면에 옮겨넣는 작업을 시작해야 했다.

*도면수정

건축이 먼저 평입단과 같은 기본도면을 수정하고, 협력업체에 도면을 보냈다.
X-REF 기능을 사용하기 위한 마더도면으로 건축도면이 사용되기 때문이다.
그리고 건축상세도면(계획도,상세도,창호도 등) 수정작업을 시작했고,
건축상세도면까지 수정이 되면 내역업체에 견적작업을 맡기게 된다.
협력업체도 도면수정 및 내역작업이 완료되면, 건축에 송부하고
건축은 모든 도서를 취합해 다음단계 - 설계타당성검토 접수를 해야한다.
그러나 일정이 촉박해 우선 도면을 먼저 접수하고, 내역은 추후에 나오는대로 접수하기로 협의했다.

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향후 일정

*설계타당성 검토

기술심의와 유사하다고 들었다.
새로운 아이디어를 제공한다기보다는 설계, 시공상의 오류를 찾아내는 것이 목적인 것으로 알고있다.
도면과 내역을 모두 제출해야 하지만, 일정관계상 도면작업이 되는대로 먼저 접수하고, 내역은 추후에 작업이 되는대로 추가로 제출하기로 협의될 예정이다.

*일상감사, 계약심의

공사비와 발주처-업체간 계약에 관해 문제가 없는지 검토하는 심의로 알고있다.
자세한 내용 및 제출도서는 담당부서의 이야기를 들어봐야 할 것이다.

TIP 느낀점

- 결국 일정이다
  작업이야 얼마든지 할 수 있다. 문제는 기간이 정해져 있다는 것이다.
  건축은 10의 작업량이 있을 때 시간이 없다고 3까지만 할 수 있는 것이 아니다.
  무조건 10까지는 해놔야 한다. 단, 퀄리티가 개판이 될 것이라는 언질은 미리 해놓자.

- 결국 예산이다
  계획이야 얼마든지 할 수 있다. 문제는 실현할 예산이 부족하다는 것이다.
  일도 얼마든지 할 수 있다. 문제는 일한만큼 보수가 나오느냐다.

- 결정권자 입장 및 이해관계 파악
  V.E심의위원들이 설계안을 통째로 흔드는 의견을 내는 것은 어쩔 수 없다. 중요한건 발주처의 입장이었다.
  발주처에겐 일정상의 부담이 있었고, 설계자에겐 도면수정에 따른 시간과 인력소모의 부담이 있었다.
  심의위원들이 낸 아이디어가 현실적으로 반영이 어려운 것이 많다는 공감대를 형성하고,
  내놓은 아이디어들 중 공사비가 오히려 증가하거나, 수정기간이 너무 길어지는 것들은 협의하에 미채택되었다.

- 너무 흔들릴 필요 없다.
  아무리 많은 수정사항이 나오고 작업량이 늘어나도 결국 사람이 하는 일이고, 할 수 있는 일이다.
  문제는 시간과 퀄리티다. 정해진 시간 안에 할 수 있는 업무인지 여부를 판단하고, 협의하면 되는 일이다.

- V.E리더
  이번 심의때 V.E리더의 진행방법에 깊은 인상을 받았다.
*협업과 명확한 역할분배
*명확한 단계별 목표
*긍정적,친근함,단호한 제스쳐
*띄워주기
*쉬운표현

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많은걸 느낀 심의였다.